Uue projektijuhi 10 väljakutset (koos lahendustega)

William Meller toob oma artiklis: "The Top 10 Challenges for a New Project Manager (And How to Solve Them",välja 10 projektijuhi väljakutset, millega ilmselt enamus alustavaid projektijuhte on kokku puutunud. Ootamatult seisad sa silmitsi inimeste, ajakava ja eelarve juhtimise ning huvigruppide ootuste haldamisega. Ootused on suured ja samuti ka vastutus - kuidas selle kõigega hakkama saada? Väljakutsed ja lahendused:

1. Segadus kommunikatsioonis. Ei teata, kellele, millal ja mida edastada. Lahendus: Koosta kohe projekti alguses kommunikatsiooniplaan, et määratleda, kes on vastutav, kellele tuleb aru anda, keda tuleb nõustada ja keda informeerida.​ 

2. Inimeste ja projekti juhtimise väljakutse. Liiga suur fookus ülesannetel, liiga vähe juhtimisel. Lahendus: Õpi tundma oma tiimi, sea ootused ja ole toetav.

3. Ebaselged eesmärgid. Kui siht ei ole paigas, ei jõua kuhugi. Lahendus: Sea SMART-eesmärgid ja hoia neid regulaarselt fookuses.

4. Huvigruppide ootuste juhtimine. "Jah" ütlemine kõigile võib viia läbipõlemiseni ja projekti nurjumiseni. Lahendus: Sea piirid ja pane projektipõhimõtted paika esimesel kick-off koosolekul.

5. Ajaplaneerimine ja reageerimisrežiim. Projektijuht uputab end tihtipeale e-kirjadesse ja koosolekutesse. Lahendus: Kasuta tööriistu ja ajaplaneerimise süsteeme nagu Trello, MS Project jmt. mis aitavad prioriteete seada.

6. Konfliktide vältimine. Konfliktid on normaalsed iga projekti juures ja nende vältimine teeb olukorra hullemaks. Lahendus: Lahenda probleemid faktipõhiselt ja koostöös – mitte selleks, et tõestada kellel on õigus, vaid selleks, et ühise eesmärgi nimel edasi liikuda.

7. Otsustamatus. Hirm eksimise ees on halvav. Lahendus: Tee otsused faktide põhjal, kommunikeeri need selgelt välja ja ole valmis õppima tagajärgedest.

8. Riskide alahindamine. Suhtumine: “Ah, küll see läheb hästi”, võib kalliks maksma minna.

Lahendus: Määra riskid, koosta plaan ja uuenda seda jooksvalt. 

9. Üksildustunne. Tunne, et sind ei toetata ja pead kõigega ise hakkama saama. Lahendus: Leia mentor või liitu projektijuhtimise kogukonnaga.

10. Endas kahtlemine. Tunne, et sa ei ole piisavalt ette valmistatud või ei saa hakkama. Lahendus: Tunnusta oma saavutusi, tee asju samm-sammult ja usalda oma arengut.

Peamine mõte, mis artiklist välja tuleb, on see, et iga väljakutse on võimalus kasvamiseks. Projektijuhi edu ei tulene veatust tööst, vaid võimest kohaneda, õppida ja edasi liikuda.